Actuales -Turismo: planificación, congresos, ferias – Crosby, Monferrer, Mesalles

Arturo Crosby – MADRID –
¿ES NECESARIA LA PLANIFICACION TURISTICA ?

La respuesta a esta pregunta creo que debía ser obvia y por tanto no la voy dar yo, sino que les invito a Vds. que ofrezcan su punto de vista. Esperar o tener expectativas de lo que va a suceder y por tanto anticiparse a ello, es en esencia el concepto clave de planificar. Es decir prever ciertos escenarios posibles, a modo de hipótesis, generados a través de la información existente, de experiencias similares y de tener en cuenta un numero de variables que sabemos tienen influencia sobre el futuro posible.

Cuanto mas información se tenga, mas fácil será predecir. Esto es algo que siempre ha sido evidente, en especial cuando el acceso y la cantidad de información, no eran precisamente algo que sobraba. Actualmente, en el mundo de sobre- información que tenemos, ésta es casi un inconveniente (exagerando mucho), por lo que es mucho mas importante la información de calidad y esencialmente poder y saber evaluarla, en función de lo que necesitemos.

El turismo, no es un sector que pueda presumir de planificación, sino mas bien todo lo contrario. Y solo hay que echar una ojeada al turismo del litoral o al rural……Esta actividad productiva destaca mas por la reacción e improvisación, dejando hacer y como mucho, en determinados países, creando legislaciones, con normas que en muchas ocasiones son difícilmente asumíbles, bajo un criterio de mercado, en especial si este es tan competitivo, como el que tenemos.

Planear, permite, observar el horizonte, con una perspectiva objetiva y ayuda a conducir el desarrollo de una forma ordenada, pero, de tal forma, que aúna esfuerzos y provoca sinergias, entre todos los actores involucrados en el proceso.

No es tanto el afán regulador, como el de predicción y orientación para el sector privado, tan temeroso siempre de regulaciones impositivas, que dificulten la maniobrabilidad empresarial. Se trata, así de trabajar eficientemente o eficazmente, para la comunidad involucrada, incluyendo tanto el susodicho sector privado, como el público y resto de la sociedad civil.

Muchas veces, la ceguera de intereses propios, dificultan enormemente la visión de conjunto, imprescindible para diseñar y crear un destino turístico, que como ya me han leído, en otras ocasiones, no es un lugar, nombre o marca que suscita la atracción y motivación de la demanda, sino mucho mas. Se trata de un sistema (estructura funcional), en la que sus elementos están interrelacionados, pero además esas conexiones que los ligan, provocan la funcionalidad del sistema. Si estas conexiones, no existen o dejan de funcionar el sistema se cae y por tanto, el destino, no existe o deja de serlo como tal, perdiendo calidad y obviamente funcionalidad. Identificar estas brechas o roturas de conexión, nos permite diagnosticar la salud del destino o su nivel de madurez, junto con la evolución de la respuesta de la demanda..

Pero, cuando se hablaba de planificación, se pensaba en adivinar, de alguna manera, lo que podía ocurrir y lo que queríamos que ocurriese, en el plazo de 10, 20 o 30 años, teniendo en cuenta una serie de factores y variables, que podían alterar dicho planteamiento.
Hace ya tiempo, que sabemos, la gran dificultad de hacer predicciones a mas de 3 o 4 años y no solo por la problemática del tiempo de las legislaturas en países democráticos, sino por la cantidad de variables externas no controladas y además no predecibles.

Es cierto que el futuro ya no es lo que era y que la mejor predicción es crearlo, como alguien dijo ( y me perdonaran mi falta de memoria), pero la asunción de que la incertidumbre es compañera permanente de este viaje es inevitable.
Mas allá, habría que asumir que nos movemos en escenarios, donde solo la teoría del caos, es la que nos marca las pautas y orientación. Pero tampoco debe traducirse por una visión catastrofista, ni mucho menos.

Acuérdense que la vida, esta basada en la entropía, y en un entorno de caos ( pero funciona perfectamente, a pesar de la influencia antrópica), donde lo que es necesario, es conocer las reglas del juego. Y en este caso, las nuevas reglas del juego, para ayudar a comprender el cambio sucesivo y permanente. Cada vez mas, la dinamicidad de la sociedad, por la información y comunicación, provoca cambios y reestructuraciones muy rápidas y a veces drásticas, obligando no solo a visualizar escenarios muy distintos, sino a tener en cuenta los no previstos y para ello es necesario observatorios, que ayuden a detectarlos.
Y después de reflexionar si merece la pena planificar turísticamente un territorio, un entorno, destino,…..pregúntenselo a los agentes involucrados y luego, acuérdense de comentármelo.

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Carlos Monferrer - ARGENTINA –
LOS CONGRESOS Y LAS RELACIONES HUMANAS

Hace unos años, asistí a una entrevista con una Asociación de abogados, que organizaría un congreso internacional. Esta Entidad estaba seleccionando la empresa organizadora que realizaría las tareas correspondientes, habiendo citado a varias de ellas. Mi entrevista se desarrollaba normalmente con preguntas habituales, en presencia de 4 ó 5 miembros del Consejo Directivo. En un momento dado, el Presidente de la Asociación, luego el Presidente del congreso, me preguntó: “Cuales son a su entender, en pocas palabras, los aspectos más importantes para que un congreso sea exitoso”.

En ese momento comprendí, que esa pregunta encerraba gran parte de mis posibilidades.
Pensando sólo unos segundos, tuve la inspiración, por lo menos así creí, de responder como sigue:
Para ser exitoso, un congreso debe cumplir 3 premisas fundamentales:
• 1 – Tener un atractivo programa académico.
• 2 – Una eficiente organización.
• 3 – Una apropiada difusión.
Agregué que si una de ellas fallara, sería un fracaso, sólo bastaría analizarlo para darse cuenta.
La reunión finalizó, y me informaron que en las próximas 72 horas conocería lo resuelto.
La verdad me fuí con pocas esperanzas, sin embargo tres días después el congreso nos fue asignado.

Sobre el final del mismo, conversando con el Presidente, pregunté qué fué lo que más incidió al seleccionar la empresa organizadora. Su respuesta fue terminante: “usted supo separar en tres simples frases, lo importante de lo complementario”. Esto fué una sabia enseñanza para mí.
Sin embargo, los años me enseñaron también una cuarta premisa, sin la cual el éxito es prácticamente inalcanzable.
Sabemos que organizando un congreso, intervienen innumerables grupos humanos, con sus virtudes y sus carencias.

Así citaremos al Comité Organizador, disertantes, sponsors, proveedores, personal estable y contratado, autoridades, colegas, y por supuesto participantes.
Todos ellos piensan, hablan y se comunican, generando una interrelación que, en algún momento hará que todas las miradas se posen en quien aglutina una de las más grandes responsabilidades para el éxito del emprendimiento: contribuir a crear un verdadero equipo de trabajo.
Valga entonces destacar esta cuarta premisa, que sumada a las anteriores, hará nuestros congresos más eficientes y más felices para todos.

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Lluis Mesalles –
TRIUNFANDO EN LA FERIA

En esta época, nos llegan multitud de mensajes invitándonos a participar a el numeroso elenco de ferias nacionales e internacionales que se celebran por todas partes para tratar de atraer a compradores y vendedores del sector turistico. El empresario es literalmente bombardeado por ofertas y cantos de sirena, incitándole a ir a exponer a la gran multitud de eventos que se organizan desde ahora hasta finales de año.

Como circular con alguna posibilidad de éxito entre este confuso laberinto de ofertas? El empresario experimentado sabe que el costo del stand es tan solo un 10% de lo que se va a gastar en su participación. Hay que tener en cuenta también los gastos de viaje, alojamiento, personal de apoyo, obsequios, material promocional, recepciones, asistencia a actos, invitaciones, etc., etc. Por ello es importante que el empresario conozca todos los detalles antes de lanzarse a participar en una feria que no conoce, y cuya inversión pueda llegar a lamentar posteriormente.

Las ferias son una plataforma comercial de primer orden. Dentro de la inversion en comercialización de una empresa, las ferias representan la mayor proporción en cuanto al gasto, pero también en cuanto a los resultados. La posibilidad de contactar directa y personalmente con nuestros clientes actuales, o futuros, tiene un valor importante para el futuro comercial de la empresa. Me permito aqui indicar algunas recomendaciones, tomadas de mi experiencia personal, para conseguir resultados positivos de nuestra participación.

Primero, seleccionar la feria en la que nos conviene participar.
Muchas ferias invierten cantidades importantes para atraer visitantes, expositores, compradores, periodistas, etc., especialmente cuando se trata de eventos de nueva creación. Una inversión que con frecuencia se desarrolla a lo largo del año. Muchas opciones. algunos dicen que demasiadas.

Queremos estar en la feria que nos conviene más, pero:

Tenemos claro cual es nuestro producto, nuestro mercado, y son nuestros objetivos principales. Necesitamos vender o posicionar mejor nuestra red de distribución? En ninguna feria asisten compradores chequera en mano, preparados a distribuir dinero sin límite. Los compradores, igual que los vendedores, vienen a hacer negocio. Tenemos para elegir, entre algunas ferias ya consolidadas, que se vienen celebrando desde hace años, y otras nuevas, debutando en el mercado.

Las ferias consolidadas suelen ofrecer resultados, pero por ello, suelen tener tarifas mayores. Las ferias debutantes pueden ser más economicas, pero no se deben despreciar, pueden presentar unas oportunidades que los primeros que lleguen podrán aprovechar mejor. En ambos casos, es necesario analizar con cuidado las cifras de participación, espacio ocupado, curriculum de los organizadores. Todo esto nos indicará las posibilidades de éxito cara al futuro. Si apostamos por una feria, tendremos que pensar que no lo hacemos para un solo evento, lo hacemos apostando por el mercado que la feria representa, la continuidad es importante para lograr la lealtad del cliente. Tambien hay que decir, que las ferias grandes suelen ser enormes, las posibilidades están alli, pero a menudo es dificil materializar contactos y citas. En mi experiencia personal, las ferias más pequeñas me han permitido establecer contactos mucho más directos y permanentes.

Segundo, prepararnos para nuestra participación.
Es muy recomendable hacer una primera visita como profesional, a la feria que pensamos nos puede interesar, para poder evaluarla en directo. Que stands son los mas importantes? Están nuestros competidores? La organización es correcta, la señalización, es exclusivamente profesional o hay permisividad en el acceso del público en los días profesionales?

Suponiendo que este primer examen ha sido positivo, habrá que hacer un repaso a nuestro instrumental de ataque. Llevamos una buena cantidad de tarjetas de visita comerciales, con los datos para que la persona a quien se la entreguemos nos pueda contactar con facilidad si lo desea. Disponemos también de suficiente información abreviada para distribuir generosamente? Tenemos además información más específica para entregar personalmente a nuestros contactos?
Y recuerde, si quiere que lo tomen en serio, vístase con seriedad.

Tercero, resultados.

Si sabemos las horas en que permaneceremos en la Feria, podríamos calcular los posibles contactos que haremos en ese tiempo. Según el caso, podríamos esperar lograr unos 10/15 contactos por hora, lo podemos saber por las tarjetas que nos entregan. De estos todos no serán inmediatamente convertibles a clientes, pero representan puertas abiertas a personas que se han interesado por nuestra oferta. En las pausas, podemos seleccionar las tarjetas recibidas y clasificarlas en dos grupos, los meramente curiosos y los posibles clientes o prescriptores. En mi experiencia, si en una feria conseguimos una docena de contactos directos con posibles clientes, habrá sido un éxito, y habrá valido la pena en gasto incurrido.
La parte más difícil suele ser el mantenimiento de estos contactos, su seguimiento futuro,una tarea importante a la que hay que dedicar tiempo y esfuerzo.